Question 1

Was versteht man unter Prozessautomatisierung?

Accepted Answer

Prozessautomatisierung bezeichnet die Nutzung von Software, um wiederkehrende Geschäftsabläufe ohne manuellen Eingriff auszuführen. Im Mittelstand betrifft das typischerweise: Datenübertragung zwischen Systemen (ERP zu CRM), E-Mail-Verarbeitung und -Weiterleitung, Dokumentenerstellung aus Vorlagen, Genehmigungsworkflows, und Reporting. Der Unterschied zu einfachen Makros: Moderne Automatisierung arbeitet systemübergreifend, kann Bedingungen prüfen und Ausnahmen behandeln. Bei ZILONIS nutzen wir n8n als zentrale Plattform – Open Source, DSGVO-konform, und mit über 400 vorgefertigten Integrationen sofort einsatzbereit.

Question 2

Welche Prozesse eignen sich am besten für Automatisierung?

Accepted Answer

Die besten Kandidaten für Automatisierung erfüllen drei Kriterien: 1) Hohe Frequenz – Prozesse, die täglich oder wöchentlich mehrfach ausgeführt werden. 2) Regelbasiert – Klare Wenn-Dann-Logik, wenig Ermessensspielraum. 3) Fehleranfällig – Manuelle Dateneingabe oder Copy-Paste zwischen Systemen. Konkrete Beispiele: Auftragsbestätigungen versenden, Rechnungen aus Lieferscheinen erstellen, Lead-Qualifizierung und CRM-Pflege, Urlaubsanträge genehmigen, Bestandsmeldungen aus dem ERP exportieren. Tipp: Starten Sie mit dem Prozess, über den sich Mitarbeiter am meisten beschweren – dort ist der Quick Win am größten.

Question 3

Wie berechne ich den ROI von Automatisierungsprojekten?

Accepted Answer

Die ROI-Berechnung für Automatisierung ist einfacher als bei KI, weil direkt messbar. Formel: (Eingesparte Zeit × Stundensatz) ÷ Projektkosten = ROI. Beispielrechnung: Ein Mitarbeiter verbringt 10 Stunden pro Woche mit manueller Datenübertragung. Bei 50 Euro Vollkosten pro Stunde sind das 500 Euro/Woche oder 26.000 Euro/Jahr. Automatisierungskosten: 8.000 Euro einmalig + 100 Euro/Monat Hosting. ROI im ersten Jahr: (26.000 – 8.000 – 1.200) / 8.000 = 210%. Zusätzlich nicht beziffert: Weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten, Mitarbeiterzufriedenheit. Wir erstellen Ihnen eine individuelle Potenzialanalyse – kostenlos und unverbindlich.

Question 4

Was ist der Unterschied zwischen RPA und Workflow-Automatisierung?

Accepted Answer

RPA (Robotic Process Automation) und Workflow-Automatisierung werden oft verwechselt, lösen aber unterschiedliche Probleme. RPA simuliert menschliche Eingaben in Software-Oberflächen – der "Bot" klickt und tippt wie ein Mensch. Ideal für Legacy-Systeme ohne API. Nachteil: Fragil, bricht bei UI-Änderungen. Workflow-Automatisierung (wie n8n) nutzt APIs und Datenbanken direkt – stabiler, schneller, wartbarer. In der Praxis kombinieren wir beide Ansätze: API-Integration wo möglich (90% der Fälle), RPA nur für Altsysteme ohne Schnittstelle. Unser Rat: Vermeiden Sie reine RPA-Projekte, der Wartungsaufwand frisst die Ersparnis.

Question 5

Welche Tools und Plattformen gibt es für Workflow-Automatisierung?

Accepted Answer

Der Markt ist groß, aber für den Mittelstand relevant sind: 1) n8n (unser Standard) – Open Source, 400+ Integrationen, DSGVO-konform durch Selbst-Hosting, faire Preise. 2) Make (ehemals Integromat) – Cloud-basiert, benutzerfreundlich, aber Daten in USA. 3) Zapier – Marktführer, einfach, aber teuer und US-Cloud. 4) Microsoft Power Automate – Gut integriert in Microsoft 365, aber komplex und Lizenzkosten oft unterschätzt. 5) SAP Build Process Automation – Für SAP-Umgebungen, aber hohe Einstiegshürde. Warum wir n8n empfehlen: Beste Balance aus Flexibilität, Kosten und Datenschutz. Sie können Workflows visuell bauen oder mit Code erweitern.

Question 6

Wie lange dauert die Implementierung von Automatisierungsprojekten?

Accepted Answer

Die Implementierungsdauer hängt von der Komplexität ab: Einfache Workflows (z.B. E-Mail zu Slack, Formular zu CRM): 2-5 Tage. Mittlere Komplexität (z.B. Auftragsverarbeitung mit Bedingungen): 1-3 Wochen. Komplexe Integrationen (z.B. ERP-CRM-Sync mit Fehlerbehandlung): 4-8 Wochen. Enterprise-Projekte mit mehreren Systemen: 2-4 Monate. Unser Ansatz: Agile Sprints mit wöchentlichen Demos. Sie sehen schon in Woche 1 erste Automatisierungen laufen. Wichtig: 70% der Zeit geht für Anforderungsanalyse und Testing drauf, nicht für die technische Umsetzung.

Question 7

Kann n8n für unsere Prozesse hilfreich sein?

Accepted Answer

n8n ist besonders dann die richtige Wahl, wenn: 1) Sie mehrere Cloud-Dienste nutzen, die miteinander kommunizieren sollen (Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, HubSpot, Slack, etc.). 2) Datenschutz wichtig ist – n8n läuft auf Ihren eigenen Servern in Deutschland. 3) Sie individuelle Logik benötigen – n8n erlaubt Code-Erweiterungen in JavaScript/Python. 4) Budget begrenzt ist – keine Kosten pro Workflow oder Ausführung wie bei Zapier/Make. n8n ist weniger geeignet für: Reine Legacy-Systeme ohne APIs (hier besser RPA), oder wenn Sie keine Lust auf Selbst-Hosting haben (dann Make-Alternative). Wir hosten und warten n8n für Sie als Managed Service.

Question 8

Was kostet die Einführung einer Workflow-Automatisierung?

Accepted Answer

Typische Kostenstruktur im Mittelstand: Einmalige Setup-Kosten: Einfache Workflows 2.000-5.000 Euro, mittlere Komplexität 5.000-15.000 Euro, komplexe Integrationen 15.000-40.000 Euro. Laufende Kosten: n8n-Hosting als Managed Service 150-300 Euro/Monat (je nach Volumen), Wartung und Support ab 200 Euro/Monat, API-Kosten falls relevant (meist minimal). Vergleich: Zapier oder Make kosten bei ähnlichem Volumen oft 500-1.500 Euro/Monat – ohne DSGVO-Konformität. Unser Tipp: Starten Sie mit einem Pilotprojekt für 3.000-5.000 Euro, messen Sie den ROI, und skalieren Sie bei Erfolg. Fördermittel (z.B. Digitalbonus) können bis zu 50% der Kosten decken.

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Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung

Was versteht man unter Prozessautomatisierung?

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