Viele Unternehmen im deutschen Mittelstand setzen auf DocuWare als zentrales Dokumentenmanagement-System. Doch wie wird aus einem etablierten DMS ein echter Wertschöpfungsbaustein – vor allem, wenn KI und Prozessautomation ins Spiel kommen? ZILONIS AI hat eine Architektur rund um DocuWare aufgebaut, die genau das ermöglicht.
> Für Entscheider im Mittelstand zählt: KI muss funktionieren – und das im Zusammenspiel mit vorhandenen Systemen wie DocuWare.
Schnittstellen: DocuWare und KI im Zusammenspiel
DocuWare ist in vielen Betrieben fest verankert. Die eigentliche Herausforderung beginnt dort, wo Dokumente nicht nur abgelegt, sondern intelligent genutzt werden sollen: für Auswertungen, Prozessunterstützung und bereichsübergreifende Entscheidungen. Genau hier setzt unsere Architektur an.
Wichtig ist dabei ein zentraler Unterschied: Die KI arbeitet nicht direkt innerhalb von DocuWare als fest eingebautes Modul. Stattdessen nutzt sie die Stärken von DocuWare gezielt von außen – ähnlich wie ein zusätzlicher digitaler Mitarbeiter. Sie kann Informationen suchen, Dokumente zusammenfassen, Inhalte ergänzen, Daten mit anderen Programmen abgleichen und daraus konkrete Handlungsvorschläge ableiten.
So bleibt DocuWare das vertraute System für Dokumente, Ablage und strukturierte Prozesse, während die KI prozessunterstützend den Überblick behält und über Schnittstellen mit ERP, CRM, Buchhaltung oder Controlling zusammenarbeitet.
Typische Funktionen im Zusammenspiel:
- Automatisierte Dokumentenklassifikation
- KI-basierte Extraktion relevanter Informationen
- Suche und Zusammenfassung von Dokumenteninhalten
- Ergänzung und Einordnung von Informationen aus weiteren Systemen
- Verknüpfung mit ERP, Buchhaltung und Controlling-Systemen
- Prozessvorschläge auf Basis des aktuellen Status von Aufträgen, Freigaben oder offenen Vorgängen
Das Ziel: Bestehende Workflows nicht umkrempeln, sondern gezielt erweitern. So können beispielsweise Eingangsrechnungen automatisch erkannt, zugeordnet und im Controlling weiterverarbeitet werden – etwa mit unserer zilbi Analytics & Controlling Plattform.
Praxis: So funktioniert die KI-Integration mit DocuWare
Unsere Schnittstellenarchitektur setzt auf offene Standards und robuste Protokolle. Die KI-Module werden so eingebunden, dass sie auf relevante Informationen aus DocuWare zugreifen und diese mit Daten aus weiteren Systemen kombinieren können. Dabei bleibt die Kontrolle über Zugriffsrechte und Datenschutz stets beim Kunden.
Ein typisches Szenario:
- Ein Dokument wird in DocuWare abgelegt, zum Beispiel eine Rechnung, ein Vertrag oder ein auftragsbezogener Beleg.
- Relevante Inhalte und Metadaten werden erkannt und dem passenden Kontext zugeordnet.
- Die KI prüft ergänzend den Gesamtzusammenhang: Welche Informationen liegen bereits in DocuWare vor, welche Daten kommen aus ERP, CRM oder anderen Systemen hinzu?
- Auf dieser Basis unterstützt die KI nicht nur bei der Weitergabe von Daten, sondern bewertet auch den Prozessstatus – etwa den Zustand eines Auftrags, offene Freigaben oder fehlende Informationen.
- Anschließend schlägt sie konkrete nächste Schritte vor, zum Beispiel eine Freigabe anzustoßen, Rückfragen vorzubereiten, fehlende Unterlagen zu identifizieren oder Daten an das Controlling weiterzugeben.
Der entscheidende Mehrwert liegt also nicht nur in der Dokumentenanalyse, sondern in der prozessunterstützenden Rolle der KI. Sie behält den Überblick über mehrere Systeme hinweg und hilft Mitarbeitern sowie Projektleitern dabei, schneller zu erkennen, was als Nächstes zu tun ist.
Diese Unterstützung kann automatisch erfolgen oder gezielt durch einen manuellen Trigger ausgelöst werden – etwa durch einen Mitarbeiter oder Projektleiter, der den aktuellen Stand eines Vorgangs prüfen lässt.
Die Schnittstelle erlaubt eine flexible Erweiterung auf andere Programme, etwa DATEV, CRM-Systeme oder eigene Datenbanken. Individuelle Integrationen sind jederzeit möglich, sowohl für Standardprozesse als auch für komplexe Anforderungen.
> Die KI bleibt unauffällig im Hintergrund – sie arbeitet nicht als Show-Effekt, sondern als prozessunterstützender digitaler Mitarbeiter.
Datenschutz und Sicherheit: DocuWare mit KI verantwortungsvoll betreiben
Für den Mittelstand ist der Schutz sensibler Unternehmensdaten ein zentraler Faktor. Unsere DocuWare-KI-Architektur erfüllt die Anforderungen an DSGVO und europäische Hosting-Standards. Zugriffsrechte werden granular gesteuert – sowohl für KI-Module als auch für externe Systeme.
- SSL-Verschlüsselung
- EU Hosting
- DSGVO-konforme Speicherung und Verarbeitung
- Sichere Authentifizierung über moderne Token-Verfahren wie JWT
Damit können auch kritische Dokumente wie Verträge oder Personalakten KI-gestützt analysiert werden, ohne dass Compliance-Risiken entstehen. Die KI greift ausschließlich auf Daten zu, für die sie explizit berechtigt ist, und verarbeitet Informationen nur im definierten Rahmen der jeweiligen Prozesse.
Erweiterungen und Integration: Was ist möglich?
Die Architektur ist nicht auf DocuWare begrenzt. Sie lässt sich auf weitere DMS-Systeme sowie auf Anwendungen im gesamten Unternehmensumfeld ausweiten. Typische Erweiterungen sind:
- Automatisierte Berichts- und Exportfunktionen, etwa in Excel oder PDF
- Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen, manuell oder KI-gestützt
- Flexible Benutzer- und Rechteverwaltung
- Anbindung von ERP-, CRM-, Buchhaltungs- und Controlling-Systemen
- Prozessunterstützung über Systemgrenzen hinweg, inklusive Statusprüfung und Handlungsvorschlägen
Für wachsende Unternehmen bieten wir skalierbare Lösungen, von Standardmodulen bis zu individuellen Integrationen auf eigenen Servern. Auch die Anbindung an DATEV ist möglich, ebenso wie die Verbindung mit Prozessautomatisierungs-Software.
Der Nutzen für den Mittelstand
Die Verknüpfung von DocuWare und KI löst ein konkretes Problem: Daten und Dokumente werden nicht nur sicher gespeichert, sondern aktiv für Prozesse nutzbar gemacht. Genau darin liegt die Stärke unserer Lösung.
Die KI arbeitet dabei nicht als Black Box im Hintergrund, sondern als nachvollziehbare Unterstützung für operative Abläufe. Sie hilft, Informationen aus DocuWare und weiteren Systemen zusammenzuführen, den Status von Vorgängen zu bewerten und sinnvolle nächste Schritte vorzuschlagen.
Entscheider profitieren von:
- Schnelleren Workflows
- Weniger manuellem Aufwand
- Mehr Transparenz im Controlling
- Besserer Datenbasis für Entscheidungen
- Mehr Überblick über auftragsbezogene Prozesse
- Konkreter Unterstützung bei Freigaben, Rückfragen und offenen Aufgaben
Die KI-Lösung von ZILONIS AI ist auf die Praxis im Mittelstand ausgelegt: kein undurchschaubarer Ansatz, sondern nachvollziehbare, auditierbare und prozessnahe Unterstützung.
FAQ
Wie funktioniert die KI-Schnittstelle zu DocuWare konkret?
Die KI arbeitet nicht direkt in DocuWare, sondern nutzt DocuWare als zentrale Dokumentenquelle und verbindet diese Informationen über Schnittstellen mit weiteren Systemen. So kann sie Dokumente suchen, Inhalte zusammenfassen, Informationen ergänzen, Daten analysieren und daraus konkrete Prozessvorschläge ableiten.
Was ist der Unterschied zu einer klassischen DocuWare-Automatisierung?
Klassische Automatisierungen folgen meist festen Regeln innerhalb definierter Workflows. Unsere KI geht darüber hinaus: Sie betrachtet den Gesamtkontext aus DocuWare, ERP, CRM und weiteren Quellen und unterstützt wie ein digitaler Mitarbeiter bei Entscheidungen, Statusprüfungen und nächsten Schritten.
Welche konkreten Aufgaben kann die KI übernehmen?
Typische Aufgaben sind die Zusammenfassung von Dokumenten, die Prüfung des Zustands eines Auftrags, das Erkennen fehlender Informationen, die Vorbereitung von Freigaben oder die Empfehlung nächster Prozessschritte auf Basis verschiedener Parameter.
Ist die Lösung DSGVO-konform und sicher?
Ja, die Architektur erfüllt hohe Datenschutzanforderungen. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, mit granularen Zugriffsrechten, sicherer Authentifizierung und Hosting in der EU.
Welche Programme können angebunden werden?
Neben DocuWare sind ERP-, CRM-, Controlling- und Buchhaltungsprogramme wie DATEV sowie individuelle Datenbanken und weitere Systeme integrierbar.
Kann die KI-Lösung für individuelle Anforderungen angepasst werden?
Ja, individuelle Erweiterungen und Integrationen sind möglich – von spezifischen Workflows bis zu eigenen Servern und Zusatzfunktionen.
Wo erfahre ich mehr zur KI-Integration im Mittelstand?
Weitere Informationen und Praxisbeispiele finden Sie auf unserer Seite zu Consulting und KI-Entwicklung sowie zu Prozessautomatisierung.