Executive Summary
Ergebnis: Messbare Verbesserung
- Skalierung auf 190.000 Artikel in unter 10 Jahren – ohne signifikanten Personalzuwachs.
- Organische Umsatzsteigerung: SEA-Anteil auf 0%, Marketingkosten drastisch gesenkt.
- Effizienzgewinn: Prozessdurchlaufzeiten, insbesondere für Produktanlage, von Tagen auf Minuten reduziert; Fehlerquote nahezu eliminiert.
- Technologischer Vorsprung: Dauerhafte Wettbewerbsvorteile durch individuelle Integrationen und vollautomatisierte Workflows.
Kurbelix hat mit den ZILONIS Tools für Prozessautomatisierung eine der beeindruckendsten digitalen Transformationsreisen im deutschen e-Commerce vollzogen: Vom manuell geführten Shop (20.000 Artikel, 2015) zum SEO-Vorreiter mit 190.000 Produkten – und das ohne bezahlte Werbung. Zentrale Prozesse wie Produktanlage, Lagerverwaltung und Qualitätskontrolle wurden gemeinsam mit ZILONIS automatisiert. Das Resultat: Massive Effizienzsteigerung, signifikante Kostensenkung und eine skalierbare Technologiebasis für künftiges Wachstum.
Herausforderung
Transformation vom manuellen zum automatisierten Shop
Branche: e-Commerce
Firma: Kurbelix GmbH
Produkt: Prozessautomatisierung & Systemintegration
Lösung
Kontext: Ausgangslage
Kurbelix GmbH betrieb einen Online-Shop mit über 20.000 Artikeln auf xt:Commerce-Basis. Das 35-köpfige Team musste hohe Bestellfrequenz und wachsende Produktbestände weitgehend manuell bewältigen. Prozesse wie Produktanlage, Lagerverwaltung und SEO-Optimierung waren zeitaufwendig und fehleranfällig. Die starke Abhängigkeit von Google Ads verursachte hohe Marketingkosten und resultierte in einem unsicheren, kostenintensiven Wachstum. Der geplante Wechsel zu Shopware brachte zusätzliche Herausforderungen bei Datenmigration und Schnittstellen-Anbindung mit sich.
Ergebnisse
Umsetzung: Automatisierung und Integration mit ZILONIS Tools
In enger Zusammenarbeit mit Kurbelix wurde ein umfassendes Automatisierungskonzept entwickelt und umgesetzt:
- Automatisierte Produktanlage: Workflow-basierte Bild- und Textaufbereitung, automatisierte Qualitätskontrolle und Datenanreicherung.
- Lagerverwaltung: Echtzeit-Abgleich zwischen Lagerbestand und Bestellungen über 400+ Integrationen mit n8n.
- SEO-Automatisierung: Systematische, regelbasierte Optimierung aller Produktdaten zur nachhaltigen Steigerung der organischen Sichtbarkeit.
- Produktions- und Nachbestellplanung: KI-gestützte Prognosen zur optimalen Lagerhaltung und Nachschubsteuerung.
- Flexible Schnittstellen: Individuell entwickelte Integrationen für xt:Commerce sowie Shopware 5 & 6, DSGVO-konform und zukunftssicher.
Kennzahlen
Projekt-Tagebuch
KI-Tests zeigen klare Zeitersparnis und mehr Transparenz
Die ersten KI-gestützten Automatisierungen im Shopware-System von Kurbelix laufen vielversprechend: Im direkten Vergleich mit dem Legacy-System bleibt die Ergebnisqualität nahezu identisch, jedoch mit spürbarer Zeitersparnis.
Besonders positiv wird die neue Transparenz im Umgang mit Prozessabbrüchen bewertet – Abbrüche lassen sich jetzt komfortabler nachvollziehen und fortsetzen. Die letzten Qualitätstests stehen noch aus, bevor in dieser Woche die ersten größeren Testläufe inklusive genauer Zeitmessung starten.
Fazit: Die KI-gestützte Entwicklung ermöglicht es, auch komplexe Systeme im Mittelstand effizienter umzusetzen. Ein gutes Verständnis des Legacy-Systems bleibt weiterhin entscheidend für den Erfolg.
Shopware 6 Schnittstelle von KI neu aufgesetzt
Die Shopware 6 Schnittstelle bei Kurbelix wurde mit KI-Unterstützung grundlegend überarbeitet. Das bisher bewährte Konzept wurde vollständig neu gedacht und technisch optimiert – Fokus: spürbarer Performance-Boost.
Aktuell laufen die ersten Systemtests mit den neuen KI-basierten Komponenten. Die bisherigen Ergebnisse sind durchweg positiv, was sich vor allem in einer schnelleren Reaktionszeit und stabileren Abläufen zeigt.
In den kommenden Wochen folgen weitere ausführliche Tests, um zu validieren, ob sich der erhoffte Mehrwert im Realbetrieb bestätigt. Ein erstes Fazit ist also vielversprechend, aber weitere Praxiserfahrung bleibt entscheidend.
KX-Service Funktionssammler erfolgreich entwickelt
Der neue, KI-gestützte Funktionssammler "KX-Service" ist einsatzbereit. Ziel: Alle ERP-Funktionen zentral bündeln und steuerbar per API bereitstellen. Dadurch wird die Übersichtlichkeit im System deutlich erhöht und die Steuerung einzelner Features vereinfacht.
Ein besonderer Fokus lag auf der Protokollierung (Logs) und der Performance-Optimierung – gerade bei potenziellen Kollisionen zwischen Funktionen oder SQL-Operationen. Erste interne Tests bestätigen: Die Übersicht über laufende Prozesse ist spürbar verbessert, technische Konflikte lassen sich frühzeitig erkennen. Nächster Schritt: Integration in die ERP-Umgebung.
ZHAT-Agenten im Praxiseinsatz: Hoher Abstimmungsbedarf
Die Einführung von ZHAT und mehreren spezialisierten Agenten (Outlook, SQL, Aufträge, Produkte, Reklamationen, Research) sollte die automatische E-Mail-Vorbereitung im Shopprozess weiter vorantreiben. Positiv: Die Agenten können nun eigenständig untereinander kommunizieren und gemeinsam komplexe Aufgaben lösen.
Die Herausforderung zeigt sich jedoch beim FineTuning: Jeder Agent benötigt laufende Anpassungen und bringt deutlich mehr Implementierungsaufwand als erwartet. Das Zusammenspiel der lernenden Agenten verdeutlicht, dass Agenten kein Plug-and-Play-Produkt sind, sondern kontinuierliche Betreuung und Optimierung erfordern. Das Team ist gefordert, Prozesse, Wissen und Schnittstellen ständig nachzujustieren.
KI-basierter SyncRadar für 190.000 Artikel live
Wir den KI-gestützten SyncRadar für Kurbelix GmbH erfolgreich implementiert. Ziel war es, den Abgleich von 190.000 Shop-Artikeln effizienter zu gestalten, ohne permanente Uploads durchführen zu müssen.
Der Kunde sieht jetzt in Echtzeit: Welche Artikel aktuell synchron sind, welche geprüft werden müssen und was sich in der Upload-Pipeline befindet. Unterschiede zwischen Datenquellen werden klar visualisiert, einzelne Artikel können gezielt priorisiert hochgeladen werden.
Ergebnis: Deutlich mehr Transparenz im Datenabgleich – der Aufwand für den Abgleich und Upload großer Datenmengen wurde massiv reduziert. Die kontinuierlichen Änderungen im Sortiment sind jetzt jederzeit nachvollziehbar und steuerbar.
Automatisierte E-Mail-Verarbeitung im Shop – Zeitersparnis 50%
Kontext: Ausgangslage
Die Kurbelix GmbH wickelte im Online-Shop alle eintreffenden Kunden-E-Mails (Bestellungen, Reklamationen, Anfragen, Fragen zu Produkten) manuell ab. Das Team bearbeitete über 200 E-Mails täglich und investierte dafür rund 2 Mitarbeiter x 4 Stunden pro Tag – ein hoher Kostenfaktor und Engpass im Kundenservice.
Umsetzung: Automatisierung mit ZILONIS AI
Wir haben die E-Mail-Verarbeitung automatisiert: Die KI erkennt nun automatisch den Inhalt jeder Nachricht, kategorisiert diese und leitet sie direkt an die zuständigen Systeme weiter. Standardantworten werden automatisch verschickt. Die Integration erfolgte nahtlos in die bestehende Systemlandschaft.
Das Starke dabei ist, wir haben einen KI-Agenten onPrem im Kurbelix Serverraum platziert, dieser ist für die Kategorisierung der E-Mails verantwortlich.
Ergebnis: Messbare Effizienz und ROI
- Zeitaufwand reduziert: 2 x 4h → 1 x 4h
- Monatliche Kosten: 6.686 € → 3.343 €
- ROI: nach ca. 6 Monaten erreicht
- Jährliche Ersparnis: >40.000 €
Die Kurbelix GmbH profitiert nun von schnelleren Reaktionszeiten und einem spürbar effizienteren Kundenservice.